似てるけど別物なんです!タスク管理してる人に送るTo-doアプリを使っていてもチェックリストが必要な理由

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こんにちはとっとです。

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Image: David Castillo Dominici / FreeDigitalPhotos.net

みなさんはチェックリストを使っていますか?

To-doアプリでは有りません。

「チェックリスト」です。

To-doとチェックリストの違い

やるべきことを書き出し、処理していくという意味では同じですが、

僕の中では

「To-do」は「今日やることの一覧」

「チェックリスト」は「今日やることの一覧の中のことをやるためのリスト」

なのです。

ちょっとわかりづらいですね。

具体例を上げてみましょう。

なお、チェックリスト自体について詳しく知りたい場合は以下の書籍が参考になります。

一日でやることは基本Toodledoに集約

Screen Shot 2012 03 12 at 7 22 56 PM

このスクショを見ていただくとわかるのですが、僕は一日のタスクを「Toodledo」というタスク管理ツールを使って管理しています。

前日の夜か当日朝、その日一日やることを全部並べて、上からこなしていくわけです。

「やりたくない」を極力防止するため、実際はかなり細かく「やること」を分解しています。

分解とは?

分解とは例えば「料理を作る」というやることがあったとしましょう。

この場合、完成形は、テーブルの上に料理が並べられることです。

ではどのようにしたら、料理はテーブルの上になるぶのでしょうか?

実際には料理をするにあたっては完成まで数々の手順をこなす必要があります。

僕がやっているタスク管理の方法ではこれらの手順を全てタスク管理ツール上に書きだしてしまいます。

そうすると「あれどうやって作るんだっけ?」と悩まず、そこに書かれている手順どおりにスムーズに完成させることができます。

作ってみましょう

今回は日本が誇る国民食「カップラーメン」を作ってテーブルの上に並べることをゴールにしてみたいと思います。

「カップラーメン」とか作れるし・・・なんて思わないでください。

ある日突然「あれ?どうやってお湯いれんだっけ?」という日がやってきます。多分・・・

ざっくりですが、「カップラーメンを作ってテーブルの上に並べて」みましょう。

「カップラーメンを作ってテーブルの上に並べて」みる

では早速行きます。

※この手順には個人差があります。必ずしも全ての人に対応することを保証するものではありません。ご注意ください。

  1. 歩いて近所にあるサンクスに行く
  2. 日進のカップヌードル(醤油味)を手に取る
  3. 手にとったカップラーメンをレジに持っていく
  4. 商品代金を払う
  5. 店内のポットがある場所まで移動
  6. 袋からカップラーメンを取り出す
  7. 蓋を半分まで開ける
  8. 内側の線までお湯を注ぐ
  9. 歩いて自宅に帰宅
  10. テーブルの上にラーメンを置く
  11. おにぎりを食べてお茶を濁す
  12. 蓋を全てとる

なんと実にテーブルにラーメンを置いて食べれる状態になるまで、僕は12もの手順を踏んでいるではありませんか?

僕は自宅にポットを用意していませんので、このやることリストの順番通りにこなさないと、もう一度サンクスにいってお湯を入れるという「やること」が発生してしまいます。

これは困る。

だからタスク管理は必須なのです( ー`дー´)キリッ

全部並んでいたらうっとおしい

このような細かい動作を全て一連の流れに組み込むと「今日やること」のリストがものすごい長さになってしまいます。

それに僕は今日「カップラーメンを食べるかどうかなんて僕だってわからない」わけです。

もしかしたら、友人とランチに行くかもしれませんし、カレーを食べるかもしれません。

いざお店にいったからといってラーメンを手に取るかどうかは行ってみないとわからないです。

それを朝からやることリストに組み込んでおくのはあまり好ましくありません。

単純にリストが長いとヤル気を失うということもありますが、何より、使うかどうかわからない内容を組み込むのはリストが見づらくなっていいことありません。

現実的には「昼食」というふうに今日のやることリストには表記されるでしょう。

昼食というやることを実行したときに「カップラーメン」を手にとった場合のみ先ほどのリストは使えるのです。

「タスク管理ツール」と「チェックリスト」を別々に管理

シゴタノ!さんでも推奨されていましたが、2回以上繰り返し行う一連の行動は全て「チェックリスト」化しておくと便利です。

https://cyblog.jp/modules/weblogs/9009

SH020:人生で2回以上起こる事象についてはチェックリストを作っておく

しかし!上でも書きましたがタスク管理ツールにチェックリストを組み込むと、タスク管理ツールに表示される内容が無駄に長くなって非常に使いづらい。

なので、「タスク管理ツール」と「チェックリスト」を別々に管理することをオススメします。

タスク管理ツールをこなしていき、「カップラーメンを作る」というタスクがあったときに、「チェックリスト」上の「カップラーメンの作り方」というチェックリストを参照すれば良いのです。

タスク管理ツールでチェックリストを管理するとうっとおしい

僕はタスク管理もチェックリストもいずれも手書きではなく、iPhoneを代表とするスマートフォンとMacで管理しています。

持ち運びや、繰り返しに柔軟に対応したいという思いがあるからです。

ですが、一般的にタスク管理ツールというのは多機能で複雑なものが主流です。

様々な状況下で発生するタスクを流れるようにこなすために、様々な機能がついています。

チェックリストは対象的に非常にシンプルです。

「繰り返し使えて」「全部チェックすれば完了」

なのです。

タスク管理ツールも同じような機能を有していますが、タスク管理ツールの場合さらに、「リピート機能(指定日数ごとに繰り返す)」「所用時間」「締切日」「開始日」etc…

などなど、機能が豊富です。

実際使うと機能が多ければいいわけではないのです。

大事なのは「必要とされる場面で必要な機能のみが使えること」です。

繰り返しになりますがチェックリストは以下の2つの用件を満たしてくれればいいのです。

  • そこに書かれている内容に全てチェックをいれたら完了。
  • また同じことをやるときは上からチェックを入れたら完了
  • 求められている機能はこれだけです。

    つまりこれだけをこなせるツールがあればいいのです。

    日常生活でスマートフォンでタスク管理をするようになって、非常に便利になりましたが、いくらでも機能を追加できるが故、ゴテゴテとしたツールが増えたのも事実です。

    自分にとってその機能がいらなければ、それはノイズになるだけです。

    多機能なアプリをいれておけばなんとかなるという安心感にごまかされてはいけません。

    使わなければ「ないのと一緒」ですから。

    ちなみに僕が実践しているタスク管理方法に興味のある方は以下の書籍が参考になります。

    あとがき

    正直To-doアプリっていっぱいあるんですけど

    「チェックリスト」に絞ったアプリっていいのが全然なかったんですよね。

    ところが・・・ついに見つけました!(というか教えてもらったんですけど)

    長くなってしまったので、アプリに関しては別記事にて紹介したいと思います。

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